Un buon LMS è un investimento sui tuoi dipendenti. Effetti di breve e lungo termine della formazione a distanza si traducono in un ritorno d’investimento (return on investment, ROI) per l’impresa.
I benefici dell’e-learning aziendale sono ormai noti, ma sono anche quantificabili? La formazione a distanza rischia di aver output poco tangibili e per assicurarsi che l’LMS stia fornendo i risultati sperati diventa importante misurarne il ROI.
In questo articolo del JOurnal trovi il metodo con cui definire il ROI di un LMS. È buona pratica imprenditoriale calcolare costi e ricavi di ogni investimento. Perché escludere dal computo la formazione?
Questo articolo può essere utile a:
- chi sta aprendo adesso le porte della formazione a distanza alla propria azienda;
- chi vuole passare dalla formazione tradizionale alla formazione a distanza;
- chi non è soddisfatto del proprio LMS e vuole trovarne un altro migliore.
COME CALCOLARE IL ROI DI UN LMS
L’impatto che deriva dall’adozione di un LMS (learning management system) nella propria organizzazione cambia di impresa in impresa. Possiamo però individuare sei passaggi per misurare il ROI della formazione a distanza:
- calcolare il risparmio di tempo sulla formazione tradizionale;
- rivedere i rimborsi spese;
- considerare il tasso di fidelizzazione dei dipendenti;
- costi di compatibilità e di integrazione dei dati;
- determinare la curva d’apprendimento del LMS;
- calcolare i costi di gestione della piattaforma.
RISPARMIO DI TEMPO
Gli LMS sono pensati e sviluppati per ottimizzare il tempo che i dipendenti dedicano all’apprendimento. E il tempo è denaro. Con l’e-learning i discenti possono accedere ai corsi in qualsiasi momento, così non è necessario organizzare interne giornate dedicate alle lezioni. Ma il risparmio di tempo si riscontra su molteplici aspetti quando si usa un LMS. Grazie al mobile learning, ad esempio, i dipendenti possono fruire dei corsi anche a casa o sui mezzi pubblici durante il viaggio di ritorno dal lavoro. Per la formazione sincrona, invece, i corsisti possono effettuare il login direttamente all’orario di inizio della lezione. Il fattore tempo è uno dei più difficili da calcolare quando si misura il ROI di un LMS. Uno dei modi è quello di raffrontare il tempo impiegato a seguire le lezioni online e quello necessario a seguire un corso in presenza.
TAGLIO DELLA SPESA
Il taglio delle spese corrisponde ad un aumento dei margini aziendali. I corsi tradizionali richiedono materiali stampati e, se non vengono svolti direttamente in azienda, aule da affittare. I formatori, se sono esterni, possono richiedere rimborsi spese per trasporto e soggiorno. Gli LMS fanno a meno di tutto questo. L’istruttore online ha bisogno soltanto di un pc e di una connessione a internet e può erogare la lezione in tempo reale a distanza. In caso di formazione asincrona la lezione è registrata. Gli LMS, inoltre, solitamente prevedono diversi piani che si adattano a tutti i budget, permettendo di ottimizzare al meglio le spese.
Non si deve temere comunque che, passando all’e-learning, corrisponda alla riduzione dei costi anche un abbassamento dell’efficacia della formazione. Le moderne piattaforme offrono la possibilità di effettuare verifiche a sorpresa, come previsto fra l’altro dai requisiti di formazione 4.0 per gli LMS. Le piattaforme VITECO, inoltre, dispongono di un innovativo sistema di rilevamento che verifica che a seguire la lezione sia effettivamente la persona designata.
RETENTION DEI DIPENDENTI
Per fare business non bisogna soltanto prendersi cura dei propri clienti, ma anche dei propri dipendenti. Il tasso di ritenzione (employee retention rate) indica la capacità di un’azienda di mantenere al proprio interno i lavoratori in un dato periodo di tempo. Uno dei modi di incrementarlo è garantire l’accesso a nuove opportunità di sviluppo professionale. Grazie a un LMS le aziende possono mantenere i propri migliori talenti promuovendo avanzamenti di carriera e guadagnando un vantaggio sui principali competitor. Gli LMS di VITECO, poi, sono in grado di erogare automaticamente certificazioni sulle competenze acquisite che tornano utili nelle carriere all’interno delle organizzazioni.
Il tasso di retention dei dipendenti incide sui margini dell’azienda perché un alto turnover risulta in un incremento dei costi di orientamento. Un nuovo impiegato, inoltre, non è efficiente come un dipendente che ha già familiarità con le dinamiche specifiche di un’impresa e spesso all’inizio è meno performante.
COSTI DI INTEGRAZIONE
La tua nuova piattaforma e-learning potrebbe non integrarsi con i tuoi strumenti e il formato dei tuoi dati, rendendo necessaria un’ulteriore spesa per un software di conversione. Bisogna inoltre calcolare i tempi di integrazione e le risorse aggiuntive che potrebbero essere necessarie per attivare i nuovi corsi online. Per ottimizzare l’impiego di risorse è fondamentale scegliere un LMS che sia in grado di convertire e supportare il formato SCORM, lo standard globale di tutti i corsi di e-learning.
DETERMINARE LA CURVA DI APPRENDIMENTO
I tuoi dipendenti potrebbero dover fruire di training per imparare a utilizzare tutte le funzioni della nuova piattaforma FAD. Questo è uno dei fattori da considerare quando si misura il ROI di un LMS o quando bisogna determinare i costi di orientamento per una nuova piattaforma di formazione a distanza.
In ogni caso il consiglio è quello di scegliere un LMS modulabile e user-friendly, in modo da rendere più rapido il processo di acclimatamento.
DETERMINARE I COSTI DI GESTIONE DI UN LMS
Molti LMS hanno caratteristiche che li rendono diversi dagli altri. Il mercato offre una varietà di piattaforme che avranno impatti diversi sul ROI del passaggio dalla formazione tradizionale all’e-learning. Le soluzioni cloud per gli LMS sono ampiamente ritenute più efficienti. Il primo dei vantaggi è che non hanno costi di installazione o gestione. Il secondo è che non è necessario possedere costosi hardware per la conservazione dei dati. Tutto ciò che bisogna considerare è un abbonamento mensile che dipende dal numero di utenti che seguiranno i corsi e dalle eventuali funzionalità aggiuntive.
LA MISURAZIONE DEL ROI
Un LMS trasforma i tuoi processi formativi e migliora l’esperienza di apprendimento per clienti, partner e dipendenti. Tuttavia, calcolare il ROI della formazione a distanza non è affatto semplice, quantunque necessario per convincere gli stakeholder della propria impresa della bontà dell’operazione.
Per riassumere, un LMS può incidere principalmente in due modi diversi sul rendimento dell’azienda. Da un lato ci sono i tagli ai costi diretti:
- costi ridotti per viaggi e strutture di formazione;
- riduzione dei compensi e dei rimborsi spese ai formatori;
- meno materiale da stampare, spedire e aggiornare.
Da considerare anche i ricavi stimati derivanti da benefici di medio e lungo termine come:
- maggior tempo da dedicare al lavoro attraverso la riduzione dei tempi d’apprendimento;
- maggiore produttività con l’incremento del retention rate;
- maggiore soddisfazione dei clienti grazie a una formazione mirata.
Il ROI si calcola sommando il risparmio sui costi diretti e le stime sui ricavi. A questi vanno sottratti i costi di acquisto e gestione del programma. Il risultato viene quindi diviso per i costi totali dell’investimento e moltiplicato per 100. La percentuale ottenuta è il ROI.
A titolo d’esempio, supponiamo che per un’azienda il taglio dei costi più le stime sull’incremento dei ricavi equivalgano su base annua a 5.000 euro. Alla somma va sottratto il costo della software, mettiamo un migliaio di euro l’anno. I 4.000 euro così ottenuti (5.000-1.000) vanno divisi per il costo della piattaforma di 1.000 euro. Il valore ottenuto 4 va infine moltiplicato per 100 ottenendo quindi un ROI del 400%.
PERCHÉ È IMPORTANTE CALCOLARE IL RENDIMENTO DELL’E-LEARNING
Per ogni impresa un LMS è un investimento significativo e, pertanto, deve essere valutata da un punto di vista economico. I sistemi di e-learning sono in genere concepiti sia per erogare formazione in maniera efficace sia per ottimizzare le spese della formazione in azienda. Solitamente il prezzo varia in base al numero di corsisti. Un LMS dovrebbe perciò essere in grado di tagliare i costi, ridurre i tempi e incrementare la produttività.
CONSIGLI PER MASSIMIZZARE IL ROI DI UN LMS
Il primo consiglio per massimizzare il ROI di un LMS è promuovere fra i propri dipendenti il mobile learning. L’ultimissimo trend della formazione a distanza favorisce un training continuo, personalizzato e accessibile attraverso qualsiasi dispositivo. Il secondo è quello di organizzare delle sessioni preliminari in modo da ovviare immediatamente agli inconvenienti più comuni che i nuovi utenti potrebbero incontrare. Il terzo consiglio è di raccogliere feedback da parte dei corsisti, in modo da migliorare la loro esperienza di apprendimento in corso d’opera. La maggior parte degli LMS permette di apportare numerose modifiche ai corsi senza dover necessariamente passare dagli sviluppatori.
Prima di procedere all’acquisto, bisogna valutare le caratteristiche della piattaforma e il suo adeguamento agli standard della formazione.
Mentre non tutti gli LMS offrono un buon rapporto qualità-prezzo, le piattaforme e-learning di VITECO sono state concepite proprio per esaltare il rapporto qualità/prezzo, rispondendo così nel miglior modo possibile ai desiderata di aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori.
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